Cara Menggunakan Data Validation pada Microsoft Excel

Tutorial Office - Data Validation adalah sebuah fitur pada Microsoft Excel yang dapat berfungsi sebagai pengatur data - data yang kita masukkan kedalam sebuah cell. Dengan menggunakan data validation memungkinkan sobat untuk memberikan batasan pada sebuah cell yang akan diisi data. Apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan ketentuan yang telah di buat, sobat juga dapat menampilkan pesan sebagai pemberitahuan. Tidak hanya membatasi data, dengan data validation sobat juga dapat membuat drop down list untuk membuat pilihan - pilihan data yang disediakan. Pada materi ini kami akan membahas terlebih dahulu bagaiman cara menggunakan data validation dalam memberikan batasan - batasan data pada cell. Baiklah sobat ikuti langkah - langkah berikut ini.

Menggunakan Data Validation
Untuk memulai penggunaan data validation, sobat dapat mengakses lewat daftar menu yang ada pada menu ribbon.

Data validation pada Excel

di dalam menu data validation terdapat tiga menu tab yang dapat sobat gunakan diantaranya :
  • Settings
  • Input Massage
  • Error Alert
Data validation pada Excel

Settings
Settings digunakan untuk mengatur validasi yang akan digunakan. Terdapat 8 pilihan validasi yang dapat digunakan pada bagian allow, diantaranya adalah
* Any value adalah validasi data yang memperbolehkan semua data masuk kedalam cell.
* Whole number adalah validasi data yang hanya dapat di isi dengan angka.
* Decimal adalah validasi data yang akan mengatur bilangan desimal dan pecahan.
* List adalah validasi data yang digunakan untuk membuat daftar list pilihan pada cell. Dengan list memungkinkan kita untuk membuat menu drop down list.
* Date adalah validasi data yang akan mengatur data berupa tanggal.
* Time adalah validasi data yang akan mengatur data berupa waktu.
* Text length adalah validasi data yang akan mengatur panjang teks dengan ketentuan tertentu.
* Custom adalah validasi data yang menggunakan formula.

Data validation pada Excel

Sebagai contoh, misalnya sobat ingin membuat data yang hanya dapat diisi bilangan angka dari 1 sampai 5 maka berikut ini adalah caranya :   1. Pilih cell yang akan dibuat data validasi
  2. Pilih data validation pada menu ribbon
  3. Pilih settings
  4. Pilih whole number pada bagian allow
  5. Pilih between pada bagian data
  6. Tulis angka 1 pada bagian minimum
  7. Tulis angka 5 pada bagian maximum
  8. setelah itu OK

Data validation pada Excel

Jika pada pengisian data tidak sesuai dengan pengaturan yang sudah di buat maka akan terjadi peringatan seperti ini.

Data validation pada Excel

Input Message
Input Message digunakan untuk menampilkan pesan pada bagian cell yang akan di validasi data dan akan tampil ketika cell tersebut di pilih. Input message dapat diisi berupa pesan catatan ketentuan pengisiian cell agar tidak salah input data. Sobat juga dapat menonaktifkan input message dengan uncheck check box pada " show input message when cell is selected "

Input Message data validation pada excel

Maka input message akan ditampilkan seperti ini.

Input Message data validation pada excel

Error Alert
Error alert akan ditampilkan jika data yang dimasukkan kedalam cell tidak sesuai dengan pengaturan data validasi yang sudah di buat. Secara pengaturan default error alert sudah ditampilkan ketika data yang dimasukkan salah, tetapi pesan dapat dirubah sesuai dengan keinginan sobat. Berikut ini adalah cara untuk merubah error alert.

Error Alert data validation pada excel

Maka pesan yang akan ditampilkan ketika data yang dimasukkan salah akan menjadi seperti ini.

Error Alert data validation pada excel

Penggunaan data validation dapat dikustominasi dalam penggunaannya pada bagian pilihan data, sobat dapat menggunakan pilihan yang lain kecuali between, seperti menggunakan grather than, less than, equal than dll.

Sekian untuk materi kali ini, semoga bermanfaat dan menambah pengetahuan sobat.

Terima kasih


EmoticonEmoticon