Cara Mencetak Dokumen Secara Lengkap di Excel

Tutorial Office - Mencetak dokumen pada microsoft excel bukanlah sebuah pekerjaan yang susah dilakukan. Secara teknik dasar kami sudah pernah menjelaskan pada materi belajar excel khusus pemula. Tetapi untuk penjelasan yang lebih detail kami akan bahas pada materi kali ini. Dalam mencetak dokumen kita harus cermat dalam melakukan pengaturan layout agar hasil dokumen yang di cetak terlihat rapi. Terutama untuk mencetak dokumen berupa surat atau dokumen penting lainya diperlukan pengaturan layout yang tepat. Pada materi kali ini kami akan menjelaskan bagaimana cara mencetak dokumen secara lengkap beserta dengan tips - tips agar dokumen terlihat rapi saat di cetak.
Berikut ini adalah langkah - langkah yang harus kita lakukan sebelum, mencetak dokumen

Pengaturan Layout
Mengatur layout adalah bagian terpenting dalam mencetak dokumen. Tanpa mengatur layout hasil dokumen yang kita cetak akan menjadi kurang pas dan terlihat kurang rapi. Sobat dapat menggunakan page setup untuk mengatur tampilan lembar kerja. Dengan page setup memungkinkan sobat dapat melakukan pengaturan pada margin, paper orientation, paper size, skala, header, footer dll. Untuk menampilkan menu page setup, sobat dapat melihat gambar di bawah ini dengan tanda kotak bergaris merah.

Page setup excel

Secara default akan tampil seperti ini.

Page setup excel

Pengaturan Page Setup
Pada pembahasan materi ini kami akan berikan contoh bagaimana cara mengatur page setup untuk ukuran kertas A4.

Page setup excel

Berikut ini adalah tahap - tahapan dalam mengatur page setup.

Pengaturan Orientation
Orientation adalah Pengaturan untuk posisi kertas antara tegak (potrait) atau Memanjang (landscape).

Pengaturan Skala
Secara default pengaturan skala yang sudah diberikan oleh excel adalah skala normal (100%). Skala digunakan apabila ukuran dokument lebih besar dari pada ukuran kertas. Maka sobat dapat memperkecil ukuran skala untuk memaksimalkan data yang akan di cetak. Pengaturan skala bisa menjadi opsi terakhir apabila dokumen yang kita buat tidak cukup ruang pada ukuran kertas.

Memilih Ukuran Kertas
Hal yang perlu anda lakukan pertama kali saat membuat dokumen adalah mengatur ukuran kertas yang digunakan pada dokumen tersebut. Terdapat banyak pilihan ukuran kertas standart international yang dapat sobat gunakan. Dengan memilih ukuran kertas dari awal, sobat bisa mengetahui area lembar kerja dalam skala normal. Sehingga sobat dapat memaksimalkan area kerja yang sudah disediakan.

Pada gambar di bawah ini kami berikan contoh lembar kerja yang sudah dilakukan pemilihan ukuran kertas.

Page setup excel

Pada gambar diatas terdapat tanda panah merah yang menunjukan batasan ukuran kertas secara tegak sesuai dengan ukuran kertas yang di pilih. Dengan ditampilkanya garis batas akan memudahkan sobat dalam memaksimalkan ukuran dokumen yang sedang di buat.

Pengaturan Margin
Margin merupakan bagian terpenting dalam mencetak dokumen. Margin digunakan untuk mengatur jarak tepi kertas dengan tulisan. Supaya tulisan terlihat rapi dan tidak terlalu mepet dengan tepi kertas. Pengaturan margin terdi dari top (atas), bottom (bawah), left (kiri), right (kanan) selain itu juga terdapat pengaturan jarak header dan footer.

Selain itu sobat juga dapat mengatur posisi dokumen, ingin center secara vertikal ataupun horizontal. Pada pilihan check box di bagian center on page.

Margin in excel

Pengaturan Header dan Footer
Pengaturan ini digunakan untuk menambahkan informasi pada setiap lembar dokumen. Header terletak pada bagian atas, sedangkan footer terletak pada bagian bawah.

Header and footer in excel

Yang bisa sobat tambahkan pada header dan footer pada pilihan custom antara lain :
* Membuat penomoran halaman
* Menambahkan tanggal dan waktu
* Menambahkan picture/gambar
* Membuat nama dokumen dan lembar kerja
Untuk peletakan posisi header dan footer sobat dapat mengatur ke posisi sebelah kiri, kanan atau tengah.

Header and footer in excel

Print Preview
Print Preview digunakan untuk mengecek kembali tampilan dokumen sobat saat akan di cetak, apakah dokumen sobat sudah terlihat rapi atau belum. Setelah melakukan berbagai macam pengaturan layout, alangkah baiknya sobat review ulang, jika ada yang kurang pas sobat dapat merubahnya lagi sampai hasil yang maksimal. Untuk melakukan pengecekan print preview sobat bisa menggunakan shortcut Ctrl + F2 pada keyboard atau dengan cara sebagai berikut :
1. Klik office button
2. Pilih print
3. kemudian pilih print  preview

Print Preview in excel

Cara ini juga dapat menghindari agar tidak sering salah cetak, untuk menghemat waktu dan tentunya kertas. Setelah semua sudah rapi, sobat dapat memulai mencetak dokumen.

Mencetak Dokumen
Setelah semua pengaturan sudah dilakukan, tiba saatnya untuk mencetak dokument pada printer. Sobat dapat menggunakan shortcut Ctrl + P atau dengan cara seperti berikut ini :
1. Klik office button2. Pilih print
3. kemudian pilih print

Print in excel

Setelah itu akan ada tampilan kotak dialog yang perlu di setting.

Print in excel

Beberapa hal yang perlu di setting adalah
* Printer, Perangkat printer yang digunakan, pastikan printer sobat sudah terhubung dengan baik agar proses mencetak dokumen tidak terjadi masalah.
* Print Range, memungkinkan sobat untuk mengatur seberapa banyak halaman yang ingin di cetak.
ada dua pilihan yang diberikan yaitu :
- All, untuk mencetak semua halaman pada dokumen.
- Page, memungkinkan sobat untuk mengatur halaman mana saja yang ingin dicetak berdasarkan page number.
* Print what, terdapat 4 untuk melakukan pengaturan diantaranya :
- Selection, digunakan untuk mencetak dokumen berdasarkan range yang ditentukan.
- Active sheet, digunakan untuk mencetak sheet yang active, yang sudah diatur melalui pengaturan print area.
- Ignore print area, jika dicentang maka sheet yang aktiv akan dicetak semua.
- Entire workbook, digunakan untuk mencetak seluruh sheet yang aktiv pada workbook yang sudah diatur dengan print area.
* Copies, menentukan seberapa banyak jumlah dokumen yang dicetak sama atau duplikasi. Sobat juga dapat mengatur bagaimana cara dalam mencetak duplikasi dokumen.
- Jika pada check box collate di centang, maka cara duplikasi yang dilakukan adalah dengan mencetak keseluran halaman dokumen terlebih dahulu, kemudian mengulanginya lagi dari awal. Misalkan sobat ingin mencetak dokumen yang berisi 5 halaman dan sobat ingin menduplikasi sebanyak 3 rangkap. Maka dokumen akan di cetak dari halaman 1 sampai 5 kemudian diulangi lagi seperti itu sebanyak 3 kali.
- jika pada check box collate di uncheck , maka cara duplikasi adalah dengan mencetak dokumen per halaman sesuai banyaknya yang di duplikasi. Misalnya sobat ingin mencetak dokumen yang terdiri 5 halaman dan ingin menduplikasi sebanyak 3 rangkap. Maka dokumen akan dicetak mulai halaman 1 sebanyak 3 kali kemudian halaman 2 sebanyak 3 kali dan seterusnya sampai halaman terakhir.

Pengaturan Properties pada Printer
Untuk penambahan pengaturan sobat dapat menggunakan properties untuk memaksimalkan hasil dari dokumen yang di cetak. dengan propertis memungkinkan sobat untuk mengatur layout, warna, jenis kertas dll. Pada setiap perangkat printer memiliki dialog pengaturan yang berbeda - beda.

Setelah semua sudah selesai di setting, sobat dapat mulai mencetak dokumen dengan memilih OK.

Sekian untuk pembahasan materi kali ini , semoga artikel diatas bermanfaat dan membantu sobat dalam menyelesaikan pekerjaan menggunakan excel.

Terima kasih

1 komentar:

Terima Kasih....sangat membantu


EmoticonEmoticon